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La gestion documentaire s'appuie sur un module DocMan pour Document Manager.

Ce gestionnaire permet de mettre en ligne sur un site des fichiers stockés sur le serveur du site ou des fichiers externes au site via des URL.

A chaque fichier est associé un document qui permet :

• De classer le fichier/document dans une des catégories. Ce classement est obligatoire
• De donner des droits ou des permissions d'accès et de modification.

Chaque document peut être visible par tous ou être visible seulement par un groupe d'utilisateurs enregistrés ou par un seul utilisateur. Les groupes sont ceux de ou des groupes d'utilisateurs crées dans le gestionnaire de documentation.

Chaque document ou fichier est également géré par un groupe d'utilisateurs enregistrés ou par un seul utilisateur. Les groupes sont les même que ceux utilisés pour les permissions de lecture.

Utilisateur public ou utilisateur sans droit de gestion.

Les documents et les fichiers associés qui sont restreints en visualisation ne sont présentés qu'aux utilisateurs ayant un droit de lecture sur ces documents et fichiers. Si aucun document d'une catégorie n'est autorisé, la catégorie n'est pas présentée au visiteur du site.

Les documents autorisés sont présentés au visiteur autorisé avec les boutons de contrôle suivants :

Propriétés donnent des informations sur le document

Télécharger permet de transférer le fichier associé au document depuis le serveur sur le PC de l'utilisateur.

Voir permet de visualiser directement le contenu du fichier dans le navigateur si et seulement si l'utilisateur dispose du plugin correspondant au type de fichier. Dans le cas contraire, l'utilisateur se voit proposer les mêmes choix que pour le téléchargement.

Utilisateurs avec des droits de gestion

Les documents pour lesquels l'utilisateur dispose de permissions de gestion présentent une série de boutons dont l'utilisation est plus ou moins évidente.

Selon l'état de publication du document vous avez

Attention, l'ordre peut varier avec les évolutions des versions du gestionnaire.

Modifier permet de modifier le document, date de publication, gestionnaire etc. Il ne modifie pas le fichier associé.

Extraire : Après extraction, le document devient inaccessible aux autres utilisateurs. Indispensable d'extraire un document si l'utilisateur a l'intention de modifier le fichier associé.

Importer : Lorsqu'un document est extrait, le bouton "extraire" est remplacer par "importer" qui permet de remettre le document en ligne.

Annuler : Le titre n'est pas très explicite. Remet simplement à zéro le compteur de clics

Déplacer : Permet de changer la catégorie de documents dans laquelle le document est classé.

Supprimer : efface le document et le fichier.

Mettre à jour : permet de remplacer le fichier associé au document par un autre fichier. C'est cette commande que vous devez utiliser pour "remonter" le fichier que vous avez extrait une fois que vous en avez modifié son contenu.

Ne pas Publier (pour un document publié) ou Publier pour un document non-publié permet de changer l'état de publication sur le site. Le document n'est visible pour personne s'il n'est pas publié. Il est visible pour les utilisateurs autorisés lorsqu'il est publié.